jei vestuvių dieną norite švęsti ir atipalaiduoti, o ne atsiliepinėti į tiekėjų skambučius ir atsakinėti į visų klausimus, užsisakykite vestuvių koordinavimo paslaugą. apie tai, Kas yra vestuvių koordinavimas ir ką daro vestuvių koordinatoriai, pasakoja Lovely Decor vestuvių koordinatorė Teidė Gasiūnaitė
Teide, kam reikalingas vestuvių koordinatorius?
Vestuvių dieną emocijos būna pasiekusios piką, todėl jaunieji jau nebenori niekuo daugiau rūpintis, nes yra ir taip nemažai reikalų, susijusių su jų pačių pasiruošimu šventei - makiažas, apsirengimas, galbūt pirmas susitikimas. Tą dieną norisi, kad nebūtų lėkimo, norisi mėgautis nuo pačio ryto. Tačiau tam, kad šventė įvyktų sklandžiai, pačią vestuvių dieną dar tikrai yra likę, o dienos eigoje atsiranda naujų reikalų, kuriuos reikia sutvarkyti. Tam ir reikalingas koordinatorius. Labai didelė klaida koordinavimą patikėti artimiesiems, ypač mamoms. Mamos tą dieną jaudinasi ne mažiau nei patys jaunieji, tad papildomos pareigos tokią svarbią dieną yra labai stresinga. Koordinatoriaus tikslas, kad jaunieji ir jų svečiai švęstų, o savo rankose laikytų tik šampano taurę, o ne įvairius maišelius ar kitus daiktus. Kitaip sakant, vestuvių dieną visur bėgioja ir viskuo rūpinasi koordinatorius, o jaunieji ir jų svečiai švenčia. Koordinavimas gali būti tik logistinis, kažką nuvežti, nunešti, o gali būti labai kompleksinis, į kurį įeina netgi ir dalis šventės vedimo pareigų.
Kada koordinatorius pradeda savo darbą?
- Koordinatoriaus darbas prasideda iki šventės likus savaitei, kai susisiekiama su visais tiekėjais, išsiaiškinamos visos detalės, pabendraujama su pačia pora, viskas aptariama iki smulkmenų, apie kurias pati pora net nepagalvoja, tačiau kurios yra itin svarbios. Nuo tokių klausimų, ar reikės padėti stalo vandenį ant stalų, ar tortas bus patiektas kartu su desertais, ar bus atvežamas vėliau.
- Pačią vestuvių dieną, koordinavimas prasideda dažniausiai nuo puokštės atvežimo nuotakai, surenkami įvairūs daiktai iš kitų tiekėjų, nuvykstama į šventės vietą, suderinama, kad viskas būtų laiku ir ten, kur reikia. Jei kažko trūksta, sprendžiamos naujai iškilusios problemos, kurių dažnai ir kyla. Vėliau, koordinavimas persikelia į ceremonijos vietą, pasitinkami ir užimami svečiai, kurie paprastai būriuojasi, nežino kaip elgtis, kur sėstis.
- Po ceremonijos sukoordinuojame žiedlapių išmetimą, dovanų paėmimą, nukreipiami svečiai prie šampano ar vaišių staliuko, jei kas nors ko nors nežino, suteikiama reikalinga informacija, jei jaunieji nedrįsta ar nenori patys viešai kalbėti, tai netgi šiek tiek koordinavimas perauga į vedimą, geros atmosferos palaikymą. Koordinatorius užima visas nejaukias minutes.
- Jei jaunieji po ceremonijos su svečiais iškart nevyksta į šventės vietą, koordinatorius padeda svečiams įsikurti, parodo, kur pasidėti daiktus, kur miegoti, nes dažnai svečiai būna pasimetę, nežino nei kaip elgtis, nei kur eiti, nei ką veikti, nei kas po ko vyks.
- Koordinatorius pasiūlo atsigaivinti, užima svečius pagal programoje numatytas veiklas.
- Koordinavimas yra labai platus, apima daug sričių, o svarbiausia, kad kiekvienai šventei jis yra individualus, kitoks, o daug dalykų sprendžiama jau pačią šventės dieną. Pavyzdžiui, būna kad plyšta suknelės petnešėlė, prireikia siūlų, servetėlių, žirklių, higieninių paketų, segtukų ar dar kažkokių smulkmenų. Tad su savimi dabar jau turime ir vadinamą pagalbos dėžutę, kurioje galima rasti visokių reikalingų dalykėlių, apie kuriuos jaunieji net nepagalvoja.
- Šventės vietoje, jei nebūna vedėjo, tai atliekamos ir mini vedėjo funkcijos, tokios kaip jaunųjų pasitikimas, sveikinimai, torto pjovimas, vakaro kulminacijos, tokios kaip šampano taurių ar bengališkų ugnelių organizavimas. Buvo ir tokia situacija, kai sodyba neturėjo savo lėkščių, neužteko staltiesių, tad reikėjo skubiai visa tai suorganizuoti.
Kokių būna nenumatytų situacijų, kai reikalingas vestuvių koordinatorius?
Būna įvairių niuansų, kai tarkim jaunoji nenori, kad ją kiekvienas svečias bučiuotų, ar jaunieji po ceremonijos nori fotografuotis tik su tais svečiais, kurie nedalyvaus vakarinėje dalyje arba nenori statiškų nuotraukų. Tad koordinatorius visu tuo ir pasirūpina. Svečių informavimas, paruošimas, tinkama komunikacija yra labai svarbu, kad šventėje visi jaustųsi gerai ir jaukiai. Ir dar svarbu tai, kad mūsų klientai yra jaunieji, tai yra jų šventė ir mes labai gerai žinome jų norus ir pageidavimus. Ir iškyla tokių situacijų, kai svečiai ar tėvai turi savo įvairių pasiūlymų - tarkim bendroje nuotraukoje išdėlioti visas gėles, kokias jaunieji gavo dovanų. O mes žinome, kad jaunieji to tikrai nenorėtų. Tad labai gražiai tokias situacijas suvaldome, kad nei vienas nesijaustų nejaukiai.
Ar reikalingas vestuvių koordinatorius, jei yra vedėjas?
Taip pat jaunieji dažnu atveju klaidingai mano, kad jei yra šventės vedėjas, tai svečiais ir visais kitais dalykais, iki kol sugrįš jaunieji į šventės vietą, jis ir pasirūpins. Tačiau šventės vedėjas užsiima šventės vedimu, ne koordinavimu. Net jei vedėjas į šventės vietą ir atvyksta anksčiau, jis ten ruošiasi savo programai - dedasi kostiumą, montuoja aparatūrą, pasirengia psichologiškai visam vakarui. Tad, jei jūs sutariate, kad vedėjas pradeda darbą 18 val., tai jis iš savo kambario ir išeis tik prieš pat jaunųjų sugrįžimą. O visų tokių klausimų, kaip, ar galima jau eiti į salę, ar galima užimti vietas prie stalų ir pasidėti ten savo daiktus ir pan. vedėjas nekoordinuoja. Ir dažnai taip nutinka, kad, kai į šventės vietą sugrįžta jaunieji, jie taip ir neišvysta, kaip atrodė pokylių salė tik padekoravus, nes ten jau būna įsikūrę svečiai. Ir, jei jaunieji nori ir dekoro nuotraukų, tai koordinatorius padeda išlaikyti pagrindinę erdvę švarią ir šviežią informuodamas svečius, kur svečiai gali leisti laiką, kur gali pasidėti dovanas ir pan., iki kol dekoras bus nufotografuotas ir sugrįš jaunieji.
Vedėjas retai kada pasiūlys pasivaišinti, užkąsti, kavos. Šiemet susidūrėme su nekokia aptarnavimo kultūra, tad tekdavo užpildyti tas spragas, imti ir panešioti padėklus su užkandžiais ar kokteiliais ar paskatinti aptarnaujantį personalą tą daryti aktyviau. Vedėjai tuo nesirūpina, nes jų ne toks darbas. Vedėjų darbas sukurti šventėje gerą atmosferą ir vesti renginį, o ne koordinuoti ir gesinti gaisrus.
Ar reikia koordinatoriaus ilgiau, tarkim iki 00 val.?
Tai priklauso nuo to, ar vedėjas dirba vienas, ar su asistentais. Jeigu vedėjas dirba vienas, tai koordinatorius tikrai pravers. Smagiausia, kad per visą dieną su svečiais susipažįstame, susidraugaujame, tad vestuvių svečiai žino, kad vakaro eigoje iškilus bet kokiam klausimui, bus į ką kreiptis.
